Rechtsgrundlage der arbeitsrechtlichen Abmahnung

Die Rechtsgrundlage für die arbeitsrechtlichen Abmahnung ergibt sich aus § 314 Abs. 2 BGB:

Besteht der wichtige Grund für eine außerordentliche Kündigung in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach […] einer erfolglosen Abmahnung zulässig.

Die Rechtsprechung wendet diese Vorschrift entsprechend auch auf ordentliche (fristgerechte) Kündigungen an, zumindest, wenn das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist (Arbeitsverhältnis dauert zum Zeitpunkt der Kündigung bereits über 6 Monate und der Arbeitgeber beschäftigt in der Regel ständig mehr als 10 Arbeitnehmer). Schließlich darf jede Kündigung nur das letzte Mittel (ultima ratio) sein.

Entbehrlichkeit der Abmahnung

Nur in Ausnahmefällen ist der Ausspruch einer Abmahnung vor einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses entbehrlich:

  • wenn nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten zukünftig ändert oder
  • bei schweren Vertragsverletzungen, bei denen dem Arbeitnehmer bewusst sein musste, dass sie zur Kündigung führen, oder
  • wenn die (erhebliche) vertragliche Pflichtverletzung den Vertrauensbereich so stark betrifft, das mit einer Wiederherstellung des Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht mehr zu rechnen ist

Funktionen der Abmahnung?

Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung soll den Pflichtverstoß dokumentieren. Sie kann zwar auch mündlich erklärt werden. Allerdings ist der Arbeitgeber in der Beweislast, dass und mit welchem Inhalt er abgemahnt hat. Insoweit ist dringend anzuraten, schriftlich abzumahnen.

Hinweisfunktion: Dem Arbeitnehmer muss in dem Abmahnschreiben die ihm vorgeworfene Pflichtverletzung konkret im Hinblick auf Art, Inhalt  und Zeit des Verstoßes aufgezeigt werden und das dies aus Sicht des Arbeitgebers eine nicht duldbare Pflichtverletzung darstellt.

Warn- und Androhungsfunktion: Mit der Abmahnung muss dem Arbeitnehmer deutlich zu verstehen gegeben werden, dass bei einem fortgesetzten bzw. wiederholten Verstoß gegen die konkret in dem Abmahnschreiben gerügten arbeitsvertraglichen Pflichten, das Arbeitsverhältnis in seinem Bestand gefährdet ist, d.h. im Wiederholungsfall die Kündigung ausgesprochen wird.

Inhalt der Abmahnung

Ein Abmahnschreiben muss grundsätzlich folgende vier Bestandteile enthalten:

  • die Pflichtverletzung ist konkret zu benennen; es reicht zB nicht aus, den Arbeitnehmer wegen ständigem Zuspätkommen abzumahnen; vielmehr muss zB dem Arbeitnehmer vorgehalten werden, dass er am Mittwoch, den 02.11.2016 erst um 08.00 Uhr zur Arbeit erschienen ist, obwohl die Arbeitzeit bereits um 07.30 Uhr begann.
  • die Pflichtverletzung muss gerügt werden, zB dass der Arbeitnehmer damit gegen § 4 des Arbeitsvertrages verstoßen hat.
  • eindringliche Aufforderung zu künftigem vertragstreuem Verhalten, (Beispiel: „Wir erwarten, dass Sie Ihre Arbeitszeiten künftig einhalten und Ihre Arbeit pünktlich aufnehmen.“)
  • dem Arbeitnehmer muss für den Wiederholungsfall die Kündigung des Arbeitsverhältnisses angedroht werden.
  • Aber Achtung!
  • Die Warnfunktion eines Abmahnschreibens kann erheblich dadurch entwertet werden, wenn der Arbeitgeber wiederholt solche ausspricht, dort im Wiederholungsfall Kündigungen androht, aber diese Ankündigung nicht umsetzt. Ein weit verbreiteter Irrtum ist auch, dass der Arbeitgeber erst drei Mal abgemahnt haben muss, bevor er kündigen darf. Gekündigt werden kann grundsätzlich bereits bei dem auf die erste Abmahnung folgenden Pflichtenverstoß.

Vorstufen einer Abmahnung

Ein Abmahnschreiben ist arbeitsrechtlich ein sehr scharfes Schwert, steht doch im Wiederholungsfall die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf dem Spiel.

Will der Arbeitgeber deutlich werden lassen, dass ihm ein Verhalten des Mitarbeiters missfällt, er aber (noch) nicht abmahnen will, kann er zB eine mündliche oder schriftliche Ermahnung aussprechen. Im Gegensatz zur Abmahnung ist die Ermahnung  zunächst ohne rechtliche Relevanz.

Die Ermahnung kommt zB dann in Betracht, wenn es sich bei der Pflichtverletzung um reine Unzufriedenheiten des Arbeitgebers oder unerhebliche Vertragsverstöße handelt.

Kann man zu früh oder zu spät abmahnen?

Arbeitgeber müssen vor einem Abmahnschreiben gut überlegen: Abmahnen oder Kündigung. Mahnt der Arbeitgeber ab, verzichtet er nämlich für diesen konkreten Pflichtverstoß auf sein Kündigungsrecht.

Kommt es bei der Wirksamkeit der Kündigung auf den vorherigen Ausspruch einer Abmahnung an, darf letztere zeitlich nicht zu lange zurück liegen. Eine Abmahnung kann durch Zeitablauf entwertet werden, wenn nach dem letzten Pflichtverstoß zu lange Zeit vergangen ist. Bei welchem Zeitraum dies der Fall ist, kann nicht exakt bestimmt werden. Jedenfalls wird ein Abmahnschreiben, das 2-3 Jahre zurückliegt nicht mehr verwertet werden können.

Was kann ein Arbeitnehmer gegen die Abmahnung unternehmen?

Der Arbeitnehmer hat verschiedene Möglichkeiten zu reagieren, wenn er abgemahnt wurde:

  • er kann den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnschreiben aus der Personalakte zu entfernen
  • er kann eine Gegenvorstellung einreichen und den Arbeitgeber auffordern, den Widerspruch in die Personalakte unmittelbar zum Abmahnschreiben aufzunehmen,
  • wenn im Betrieb ein Betriebsrat existiert, kann der Arbeitnehmer Beschwerde beim Betriebsrat oder auch beim Arbeitgeber wegen ungerechter Behandlung nach §§ 84, 85 BetrVG einlegen,
  • er kann auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte klagen

Rechtstipp: Der Arbeitnehmer muss auch gar nicht auf das Abmahnschreiben reagieren; er kann diese auch erst in einem gerichtlichen Verfahren gegen eine Kündigung angreifen.

Wann hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung?

Der Arbeitnehmer kann bei einem unberechtigten Abmahnschreiben verlangen, diese aus der Personalakte zu entfernen. Das Gleiche gilt, wenn die Abmahnung durch Zeitablauf ihre Wirkung verloren hat.

Die Abmahnung muss auch dann auf Verlangen des Arbeitnehmers vollständig aus der Personalakte entfernt werden und kann nicht teilweise aufrechterhalten bleiben, wenn der Arbeitgeber in einem Abmahnschreiben mehrere Pflichtverletzungen abmahnt und nur ein Abmahntatbestand nicht den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Abmahnung entspricht.

Rechtstipp für den Arbeitgeber:

Der Arbeitgeber kann in einem solchen Fall neu abmahnen, beschränkt auf die zu Recht gerügten Pflichtverletzungen. Er sollte dies aber möglichst zeitnah durchführen, damit die Abmahnung auch zur Vorbereitung einer Kündigung dienen kann.

Auch wenn die Abmahnung durch Zeitablauf gegenstandslos geworden ist, ist sie aus der Personalakte zu entfernen.

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Peter Albert prüft für Arbeitnehmer erhaltene Abmahnungen und unterstützt Arbeitgeber bei der rechtssicheren Formulierung von Abmahnschreiben.